- Die Kapazitätsplanung ist neu in flowlane und eine optionale Erweiterung: Wer sie nicht braucht, arbeitet weiter wie bisher
- Aufwand und Restaufwand werden pro Team in T-Shirt-Größen geschätzt, nicht in Stunden
- Jedes Team bekommt eine Kapazität in Personentagen pro Quartal
- Neuer Status „Backlog“: trennt neue, noch nicht priorisierte Vorhaben von beschlossenen
- Die Kapazitätssicht zeigt für das laufende und das nächste Quartal, wo noch Luft ist und wo nicht
- Über die MCP-Verbindung beantwortet Claude dieselbe Frage im Chat, inklusive Was-wäre-wenn für neue Vorhaben
- Die Rechnung ist absichtlich grob: nachvollziehbar statt exakt
„Was können wir im nächsten Quartal noch leisten?“
Diese Frage stellt sich in jeder Portfolioplanung, und eine gute Antwort darauf fehlt meistens. Um sie geht es bei der neuen Kapazitätsplanung, sonst um nichts.
Warum flowlane jetzt Kapazitäten kennt
Als ich flowlane gebaut habe, war die wichtigste Regel: so wenig wie möglich. Eine Roadmap, Projekte, Farben, Abhängigkeiten. Keine Ressourcenplanung, keine Stundenkonten, keine Felder, die man pflegen muss, bevor man überhaupt etwas sieht. Genau das schätzen die meisten, die flowlane nutzen.
Je mehr Projekte und Abhängigkeiten eine Roadmap zeigt, desto öfter kam aber dieselbe Rückmeldung: Die Übersicht ist da, doch eine Frage bleibt offen. Wer sieht, dass drei Vorhaben am selben Team hängen, will auch wissen, ob dieses Team das überhaupt schaffen kann. Eine Portfoliosicht ohne Blick auf die verfügbare Kapazität bleibt an dieser Stelle unvollständig.
Deshalb gibt es jetzt die Kapazitätsplanung, als Erweiterung, nicht als Pflicht. Nicht jeder braucht diese Sicht. Wer nur eine übersichtliche Roadmap will, merkt von ihr kaum etwas: Die zusätzlichen Felder sind optional, die Roadmap bleibt, wie sie ist. Wer sie braucht, wird froh sein, dass sie da ist.
Der Anspruch dabei war derselbe wie beim Rest von flowlane: kein Ressourcenmanagement durch die Hintertür, sondern so wenig Eingaben wie möglich und eine Rechnung, die jeder nachvollziehen kann. Wie das aussieht, beschreibt dieser Artikel.
Die Frage, die bisher offen blieb
Die Frage kommt selten angekündigt. Der Vertrieb hat einen Kunden in Aussicht, die Geschäftsführung eine neue Initiative, ein Fachbereich ein dringendes Anliegen. Und dann: „Schaffen wir das noch in diesem Quartal?“
Die ehrliche Antwort lautet in vielen IT-Organisationen: Das weiß niemand genau. Man kennt die laufenden Projekte, man ahnt, welche Teams unter Druck stehen, aber eine belastbare Zahl gibt es nicht. Also wird aus dem Bauch geantwortet, und das Ergebnis zeigt sich drei Monate später.
Die neue Kapazitätsplanung soll genau diese Frage mit wenig Aufwand beantworten: grob, aber so, dass man der Antwort trauen kann.
Warum die Frage so schwer zu beantworten ist
Klassische Ressourcenplanung setzt bei Personen und Stunden an: Wer arbeitet in welcher Woche wie viele Stunden an welchem Projekt, abzüglich Urlaub, Schulungen und Betrieb. Das ist präzise, aber in der Praxis scheitert es an der Pflege. Nach wenigen Wochen stimmen die Daten nicht mehr, und niemand hat Zeit, sie nachzuziehen.
Für die Frage auf Portfolioebene ist diese Genauigkeit auch gar nicht nötig. Niemand muss wissen, ob ein Team im November 212 oder 219 Stunden frei hat. Es reicht zu wissen, ob ein weiteres mittelgroßes Vorhaben noch hineinpasst oder ob das Team schon jetzt am Anschlag ist.
Das Prinzip: drei Angaben pro Team
Damit die Erweiterung zur Designidee von flowlane passt, kommt sie mit drei Angaben aus. Es gibt keine neue Struktur, die man erst anlegen muss: Alles gilt pro Roadmap, und die Teams sind einfach die Farben, die man ohnehin an Projekte vergibt.
1. Aufwand in T-Shirt-Größen, pro Team
Jedes beteiligte Team bekommt eine Größe von XS bis XL. Hinter jeder Größe steht eine Zahl in Personentagen (PT), die pro Roadmap in den Einstellungen festgelegt wird:
| Größe | Standardwert | Typisches Beispiel |
|---|---|---|
| XS | 5 PT | Kleine Anpassung, Konfiguration |
| S | 15 PT | Überschaubare Erweiterung |
| M | 30 PT | Eigenständiges Teilprojekt |
| L | 60 PT | Größeres Vorhaben über mehrere Monate |
| XL | 120 PT | Programm oder Plattformwechsel |
Die Skala verdoppelt sich ungefähr von Stufe zu Stufe. Das ist gewollt: Je größer ein Vorhaben, desto unsicherer die Schätzung, und desto weniger sinnvoll ist es, zwischen 55 und 65 Tagen zu unterscheiden.
Geschätzt wird pro Team, nicht pro Projekt. Ein Projekt, bei dem Team Blau die Hauptarbeit macht und Team Orange nur zuliefert, bekommt zum Beispiel „Blau L, Orange S“. Die Gesamtgröße des Projekts ergibt sich automatisch: Sie entspricht dem größten Team-Wert, hier also L.
2. Restaufwand statt Fortschritt in Prozent
Für laufende Projekte zählt nicht, wie groß sie ursprünglich waren, sondern was noch zu tun ist. Deshalb gibt es pro Team einen Restaufwand, ebenfalls in T-Shirt-Größen. Ein L-Projekt wird im Lauf der Zeit ein M, dann ein S, irgendwann ein XS.
Der Rest wird von Hand gepflegt, am besten nach jedem Jour fixe oder Statusgespräch. Ist kein Rest eingetragen, rechnet flowlane mit der vollen Größe. Das ist bewusst vorsichtig. Abgeschlossene Projekte setzt man einfach auf den Status „Done“; sie fallen dann aus der Rechnung.
3. Kapazität pro Team und Quartal
Jedes Team bekommt eine Kapazität in Personentagen pro Quartal. Ein eingetragener Wert gilt auch für die folgenden Quartale, bis man ihn ändert. Nur Abweichungen muss man also erfassen, etwa ein ruhigeres Q4 wegen der Feiertage oder eine Neueinstellung ab Januar.
Praxistipp: Nicht die volle Arbeitszeit eintragen, sondern nur den Anteil, der tatsächlich für Projekte zur Verfügung steht. Ein Team mit vier Personen hat rund 60 Arbeitstage im Quartal. Wenn die Hälfte davon in Betrieb und Support fließt, sind es 4 × 60 × 50 % = 120 PT Projektkapazität, nicht 240. Die meisten Kapazitätsplanungen scheitern genau an diesem Punkt.
So rechnet flowlane
Die Rechnung ist absichtlich einfach gehalten, damit jeder sie nachvollziehen kann:
- Pro Team zählt der Restaufwand, sonst die Größe. Beides wird über das Mapping in Personentage umgerechnet.
- Der Rest wird nicht aufgeteilt. Er zählt voll in jedem Quartal, in dem das Projekt läuft. Ein Projekt von November bis Februar mit Rest M steht also mit 30 PT im Q4 und mit 30 PT im Q1.
- Die Kapazität gilt immer für das ganze Quartal. Am ersten und am letzten Tag eines Quartals zeigt die Sicht dieselben Zahlen.
- Überfällige Projekte, deren Enddatum überschritten ist, legen ihren gesamten Rest ins laufende Quartal. So fallen sie auf, statt stillschweigend zu verschwinden.
- Gezählt werden aktive, geplante und Backlog-Projekte. In der Sicht ist aktive Arbeit voll, geplante gestrichelt und Backlog hell mit gestricheltem Rand dargestellt. So bleibt sichtbar, wie fest die Zahl ist und was noch priorisiert werden muss.
Warum keine Verteilung? Weil dann jede Zahl in der Sicht direkt auf einen eingetragenen Wert zurückgeht: Steht bei Team Blau 30 PT, dann steht im Projekt ein M. Keine Arbeitstage-Arithmetik, kein „wie kommt diese 17,4 zustande?“. Läuft ein Projekt über zwei Quartale, ist die Rechnung bewusst vorsichtig. Wer es genauer will, steuert das über den Restaufwand: Ist der größte Teil im Q4 erledigt, sinkt der Rest, und das Q1 wird automatisch leichter.
Neu dazu: der Status Backlog
Mit der Kapazitätsplanung hat flowlane einen neuen Projektstatus bekommen: Backlog, vor „Geplant“, „Aktiv“ und „Done“. Bisher landete jede neue Idee direkt unter „Geplant“. Für eine Roadmap war das unkritisch, für eine Kapazitätsrechnung nicht: Dort macht es einen großen Unterschied, ob ein Vorhaben beschlossen und terminiert ist oder nur auf dem Tisch liegt.
Deshalb gilt jetzt: Backlog heißt neu und noch nicht priorisiert, Geplant heißt entschieden. Neue Projekte starten im Backlog. Bestehende Projekte behalten ihren Status. Backlog-Projekte zählen in der Kapazitätssicht bewusst mit, sind aber klar abgesetzt. So sieht man auf einen Blick, wie viel bereits zugesagt ist und wie viel dazukäme, wenn alles umgesetzt würde, das gerade noch zur Entscheidung ansteht.
Die Kapazitätssicht
In der App gibt es dafür einen neuen, eigenen Bereich in der Navigation. Die Roadmap selbst bleibt unverändert; wer die Kapazität sehen will, wechselt bewusst in diese Sicht. Sie zeigt das laufende und das nächste Quartal nebeneinander, pro Quartal nur die Teams, die dort Projekte haben.
Jede Karte beantwortet die Frage für ein Team: Der Balken zeigt die Last im Verhältnis zur Kapazität, die senkrechte Linie markiert 100 %. Darunter steht, wie viele Personentage noch frei sind oder um wie viel das Team überplant ist. Die Ampel folgt einer einfachen Regel: unter 80 % im Rahmen, 80 bis 100 % knapp, darüber überlastet.
Im Kopf jeder Spalte steht die Summe über alle Teams, getrennt nach frei und überplant. Die beiden Werte werden bewusst nicht gegeneinander verrechnet: Freie Kapazität bei Team Blau hilft Team Orange nicht, wenn dort andere Fähigkeiten gebraucht werden.
Ein Klick auf einen Balken zeigt die Projekte dahinter, gruppiert nach aktiv, geplant und Backlog, jeweils mit Größe, Restaufwand und den Personentagen im Quartal. Von dort geht es direkt in die Bearbeitung.
Die gleiche Frage, im Chat gestellt
Wer flowlane per MCP mit Claude verbunden hat, kann die Kapazitätsplanung auch im Gespräch nutzen. Claude rechnet dabei nicht selbst nach, sondern bekommt die Zahlen direkt aus flowlane, nach denselben Regeln wie die App. Die Teams heißen im Chat einfach nach ihrer Farbe: schwarz, rot, hellblau, blau und orange.
Die Statusrunde vorbereiten
Restaufwände nach dem Jour fixe pflegen
Eine Anfrage bewerten, bevor man zusagt
Dieser dritte Fall ist der eigentliche Gewinn. Die Frage aus dem Flur lässt sich in einer Minute mit einer Zahl beantworten, statt mit „ich schau mal“.
Umplanen und Lücken finden
Auch die Kapazität selbst lässt sich im Chat setzen, etwa „Team schwarz hat im Q1 nur 40 PT, zwei Kollegen sind in Elternzeit“. Der Wert gilt dann ab diesem Quartal.
Grenzen, ehrlich
- Erkennen, welches Team im Quartal Luft hat und welches nicht
- Neue Anfragen schnell und nachvollziehbar bewerten
- Überlast sichtbar machen, bevor sie eintritt
- Priorisierungsgespräche auf Zahlen stützen
- Mit wenigen Minuten Pflege pro Woche auskommen
- Einsatzplanung einzelner Personen
- Urlaube, Krankheit und Feiertage im Detail
- Aufwand eines Projekts genau auf Quartale aufteilen
- Planung über mehr als zwei Quartale im Voraus
- Zeiterfassung oder Ist-Aufwände
Die Qualität der Antwort hängt direkt an den Daten. Projekte ohne geschätzten Aufwand zählen nicht mit, und ein veralteter Restaufwand verfälscht das Bild. Der Aufwand dafür ist klein, aber er muss regelmäßig passieren.
Der Einstieg in einer halben Stunde
- Größen prüfen. In den Einstellungen unter „Größen“ die Standardwerte an die eigene Organisation anpassen, falls nötig.
- Laufende Projekte schätzen. Im Projekt die beteiligten Farbteams wählen und je Team eine Größe setzen. Bei aktiven Projekten gleich den Restaufwand dazu.
- Status prüfen. Projekte, die noch nicht beschlossen sind, von „Geplant“ auf „Backlog“ setzen. Bestehende Projekte werden nicht automatisch umgestellt.
- Kapazitäten eintragen. In der Kapazitätssicht pro Team einmal die Projektkapazität des laufenden Quartals erfassen.
- Rhythmus festlegen. Restaufwände nach jedem Statustermin kurz nachziehen, Kapazitäten einmal pro Quartal prüfen.
Verfügbarkeit: Die Kapazitätsplanung ist ein Pro-Feature. Während der aktuellen Beta-Phase sind alle Pro-Features kostenlos nutzbar. Größe und Restaufwand pro Team lassen sich in jedem Plan pflegen.
Danach steht die Antwort auf die Frage „Schaffen wir das noch?“ bereit, und zwar dann, wenn sie gestellt wird, nicht erst nach einer Woche Recherche. Und wer die Kapazitätsplanung nicht braucht, behält das gewohnte flowlane: eine Roadmap, die man in Minuten versteht.