- flowlane ist das einzige Tool im Vergleich, das ohne Account und ohne Cloud-Abhängigkeit sofort startet
- Jira Advanced Roadmaps und Monday.com sind mächtig, aber für reinen Portfolio-Überblick deutlich überdimensioniert
- Aha! Roadmaps ist stark im Produktmanagement — für IT-Portfolios aber zu teuer und zu komplex
- 7 Tools im direkten Vergleich nach Fokus, Datenschutz, Preis, Einstieg und Praxistauglichkeit
Wer heute nach „Roadmap-Tool" sucht, bekommt Dutzende Ergebnisse — von Atlassian-Produkten über spezialisierte Roadmap-Software bis zu flexiblen Allzweck-Workspaces. Das Problem: Die meisten dieser Tools sind entweder auf Produktteams ausgelegt, erfordern monatelange Einführungsprojekte oder kosten mehrere hundert Euro pro User und Jahr. Für IT-Portfoliomanager, die schlicht ihren Projektbestand transparent halten und in Meetings präsentieren wollen, ist das oft zu viel.
Ich habe selbst über zehn Jahre verschiedene Tools ausprobiert und kenne die Stärken und Schwächen aus der täglichen Praxis.
Die 7 Tools auf einen Blick
Die folgende Tabelle vergleicht die wichtigsten Kriterien für IT-Portfoliomanager. Preisangaben sind Richtwerte (Stand Mai 2026, ohne Gewähr) und beziehen sich auf den günstigsten zahlungspflichtigen Einstiegstarif.
| Kriterium | flowlane | Jira Adv. Roadmaps | Monday.com | Aha! Roadmaps | Roadmunk | MS Planner | Notion |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Hauptfokus | IT-Portfolio-Timeline | Issue-Tracking + Roadmap | Work Management | Produkt-Roadmap | Roadmap-Visualisierung | Aufgabenmanagement | Universeller Workspace |
| Sofortstart (kein Account) | ✓ Ja | ✗ Nein | ✗ Nein | ✗ Nein | ✗ Nein | ✗ Nein | ✗ Nein |
| Datenspeicherung | Local Storage im Browser | Atlassian Cloud | US-Cloud | US-Cloud | US-Cloud | Microsoft-Cloud | US-Cloud |
| Einstiegshürde | Keine — sofort nutzbar | Hoch — Jira-Unterbau nötig | Mittel — Account + Setup | Hoch — Demo, Einarbeitung | Mittel — Account + Template | Gering — wenn M365 vorhanden | Gering — Account, dann DIY |
| Preis | Kostenlos | ~15 €/User/Mon. | ~9 €/User/Mon. | ~59 $/User/Mon. | ~19 $/User/Mon. | Im M365-Abo enth. | Kostenlos (Free-Tier) |
| Portfolio-Timeline | ✓ Kernfunktion | ✓ Ja (Premium) | ⚠ Gantt-Ansicht | ✓ Ja (stark) | ✓ Ja (Kernfunktion) | ⚠ Eingeschränkt | ⚠ Timeline-View |
| PNG-Export | ✓ Ja | ⚠ Screenshot | ⚠ PDF/Screenshot | ✓ Ja | ✓ Ja | ✗ Nein | ✗ Nein |
| UX / Komplexität | Sehr einfach — fokussiert | Sehr komplex — steile Lernkurve | Mittel — flexibel, aber unübersichtlich | Komplex — tiefe Funktionsstruktur | Mittel — spezialisiert, erlernbar | Einfach (Planner) / Komplex (Project) | Einfaches Interface, hoher Aufbauaufwand |
flowlane — Unsere Empfehlung für IT-Portfoliomanager
flowlane wurde aus einer konkreten Frustration heraus entwickelt: Es gab kein Tool, das einen sauberen Portfolio-Überblick über 8–30 IT-Projekte lieferte, ohne vorher eine Einführungsphase, ein Budget und einen Admin zu benötigen. Das Ergebnis ist ein Browser-Tool, das ohne Account, ohne Installation und ohne Cloud-Anbindung funktioniert — und genau das leistet, was IT-Leiter täglich brauchen.
Fokussiertes Roadmap-Tool für IT-Portfoliomanager. Drei Ansichten (Timeline, Kanban, Meilensteinplan), direkter PNG-Export und vollständige Datensouveränität — ohne Account, ohne Abonnement.
- Kein Account, kein Onboarding — sofort einsatzbereit
- Fokussierte UX: wenige Optionen, klare Struktur
- Keine Lernkurve — in Minuten produktiv
- Präziser PNG-Export
- Drei Ansichten aus einem Datenbestand
- Kostenlos, Daten bleiben lokal
- Keine Echtzeit-Kollaboration mehrerer Nutzer
- Keine Integrationen (Jira, GitHub, etc.)
- Kein mobiler Client
- Kein Rollen- und Rechtesystem
Jira Advanced Roadmaps — Mächtig, aber überdimensioniert
Jira Advanced Roadmaps (Teil von Jira Software Premium) ist in Entwicklungsabteilungen quasi Standard. Die Roadmap-Funktion ermöglicht es, Epics und Stories auf einer Zeitachse zu visualisieren — und das funktioniert gut, wenn ohnehin die gesamte Projektarbeit in Jira stattfindet. Für reine Portfolio-Sichten ohne Jira-Unterbau ist das Tool jedoch deutlich zu aufwendig.
- Tief integriert ins Atlassian-Ökosystem
- Skaliert für hunderte Projekte und Teams
- Echtzeit-Kollaboration, Rechtemanagement
- Umfangreiche Filterung und Abhängigkeiten
- Benötigt vollständigen Jira-Betrieb als Unterbau
- Premium-Pflicht für Roadmap-Features
- Langer Einführungsaufwand, steile Lernkurve
- Daten in Atlassian Cloud (DSGVO-Prüfung nötig)
- Für reinen Portfolio-Überblick massiv überladen
Monday.com — Flexibel, aber ohne klaren Fokus
Monday.com ist eine der meistgenutzten Work-Management-Plattformen und bietet auch Gantt-Ansichten für Projektportfolios. Die Stärke ist die Flexibilität: Fast jeder Workflow lässt sich abbilden. Das ist gleichzeitig die Schwäche: Wer Monday als IT-Roadmap-Tool einsetzen will, baut es sich erst selbst zusammen. Die Timeline-Ansicht ist vorhanden, aber für Portfolio-Visualisierungen fehlt die Tiefe eines spezialisierten Tools.
- Sehr flexibel — nahezu jeder Workflow möglich
- Viele Integrationen und Automationen
- Gute mobile Apps
- Relativer günstiger Einstieg
- Kein spezialisierter IT-Portfolio-Fokus
- Timeline-Ansicht ist Gantt, kein Swimlane-Portfolio
- Daten in US-Cloud (DSGVO-Prüfung nötig)
- Komplexes Preismodell, schnell teurer
- Hoher Setup-Aufwand für Portfolio-Use-Cases
Aha! Roadmaps — Stark im Produktmanagement, teuer im Portfolio
Aha! Roadmaps ist eines der ausgereiftesten Roadmap-Tools auf dem Markt — aber es ist konsequent auf Produktmanager zugeschnitten. Strategieziele, Feature-Priorisierung, Ideen-Backlog: Aha! deckt den gesamten Produktentwicklungszyklus ab. Für IT-Portfoliomanager, die keinen Produktentwicklungsprozess steuern, sondern Projekte und Ressourcen im Blick behalten wollen, ist das Preis-Leistungs-Verhältnis schwer zu rechtfertigen.
- Umfangreichste Roadmap-Features am Markt
- Starke Strategie- und Zielverfolgung
- Guter PNG/PDF-Export
- Präsentationsmodus für Stakeholder
- Preis deutlich zu hoch für IT-Portfolio-Use-Cases
- Auf Produktteams ausgerichtete UX und Terminologie
- Langer Einführungsaufwand
- Daten in US-Cloud
Roadmunk — Spezialisiert, aber Cloud-abhängig
Roadmunk (seit 2021 Teil von Tempo Software) ist eines der wenigen Tools, das tatsächlich auf Roadmap-Visualisierung spezialisiert ist. Die Timeline-Darstellung ist ausgefeilt, verschiedene Roadmap-Formate lassen sich flexibel konfigurieren. Für IT-Portfoliomanager, die eine spezialisierte Roadmap-Software suchen und kein Problem mit Cloud-Hosting haben, ist Roadmunk eine ernsthafte Option — allerdings ohne die Möglichkeit zur eigenen Datenhaltung.
- Spezialisiert auf Roadmap-Visualisierung
- Flexible Timeline- und Swimlane-Konfiguration
- Guter Export
- Integriert ins Tempo-Ökosystem
- Ausschließlich Cloud-Hosting, keine Selbstinstallation
- Preislich für Einzelnutzer wenig attraktiv
- Primär auf Produktteams ausgerichtet
- Abhängigkeit vom Tempo-Ökosystem
Microsoft Planner — Bereits vorhanden, aber limitiert
Microsoft Planner hat einen entscheidenden Vorteil: Er ist in den meisten Microsoft 365-Abonnements bereits enthalten. Wer in einer Organisation arbeitet, die vollständig auf Microsoft setzt, muss keine neue Beschaffung rechtfertigen. Die Kanban-Boards sind solide für operative Aufgabenplanung. Für eine Portfolioansicht über viele Projekte hinweg fehlt jedoch die Timeline-Tiefe — der neuere Microsoft Project for the Web bietet mehr, erfordert aber separate Lizenzen.
- Oft bereits im Unternehmen lizenziert
- Teams-Integration für Statusmeetings
- Daten im eigenen Microsoft-Tenant (DSGVO günstiger)
- Vertraute Microsoft-UX
- Portfolio-Timeline nur in Project (Extra-Lizenz)
- Planner für Portfolio-Überblick zu eingeschränkt
- Komplexes Lizenzmodell
- Kein direkter PNG-Export der Roadmap
Notion — Flexibler Workspace, kein Roadmap-Tool
Notion hat eine Timeline-Ansicht und ein Kanban-Board — technisch also die Bausteine für eine Roadmap. In der Praxis ist Notion für IT-Portfoliomanagement aber ein Do-it-yourself-Projekt: Man baut sich die Struktur selbst, die Timeline ist eher ein Kalender als eine Portfolio-Swimlane, und ein direkt präsentierbarer PNG-Export fehlt. Für Teams, die Notion ohnehin als Wissensbasis nutzen, kann es als einfache Roadmap-Ergänzung funktionieren — aber nicht als Ersatz für ein dediziertes Tool.
- Sehr flexible Datenbankstruktur
- Kostenloser Einstieg möglich
- Kombination mit Wiki und Dokumentation
- Gute Zusammenarbeit im Team
- Kein dedizierter Portfolio-Timeline-Modus
- Kein direkter Roadmap-PNG-Export
- Hoher Aufbauaufwand für Portfolio-Use-Cases
- Daten in US-Cloud
Entscheidungshilfe: Welches Tool für welchen Use Case?
Die Toolwahl hängt letztlich davon ab, was man wirklich braucht. Hier eine ehrliche Einordnung nach Use Case:
| Wer du bist | Empfehlung | Begründung |
|---|---|---|
| IT-Leiter / Portfoliomanager, < 30 Projekte | flowlane | Sofortstart, lokal, kostenlos, genau auf diesen Use Case zugeschnitten |
| Entwicklungsteam mit Jira-Unterbau | Jira Advanced Roadmaps | Wenn alles bereits in Jira ist, ergibt die Integration Sinn |
| Produktmanager mit Feature-Backlog | Aha! Roadmaps | Stärkstes Tool für Produkt-Roadmaps, wenn das Budget stimmt |
| Abteilung mit Microsoft 365-Lizenz | MS Planner + Project | Bereits vorhanden, Teams-Integration, DSGVO im eigenen Tenant |
| Kleines Team, will Roadmap + Wiki | Notion | Wenn Roadmap nur eine Nebenanforderung ist und kein Export gebraucht wird |
| Braucht Cloud-Roadmap, kein eigener Server | Roadmunk | Roadmap-spezialisiert, wenn Cloud-Hosting kein Problem ist |
Bevor du ein Tool evaluierst: Wie viele Minuten brauchst du, bis du deine erste Roadmap sehen kannst? Bei flowlane sind es unter zwei Minuten.
Fazit: Einfachheit schlägt Featureliste
Die meisten Roadmap-Tools wurden nicht für IT-Portfoliomanager gebaut. Sie wurden für Produktteams, Softwareentwickler oder Marketing-Abteilungen entwickelt — und dann mit dem Versprechen „funktioniert auch für IT" vermarktet. Das stimmt meistens: Es funktioniert auch für IT. Aber es kostet Zeit, Geld und Komplexität, die für einen sauberen Portfolio-Überblick schlicht nicht notwendig sind.
flowlane ist der Gegenentwurf: kein Feature-Overkill, keine erzwungene Cloud-Abhängigkeit, kein Abonnement. Dafür genau die drei Ansichten, die IT-Leiter täglich brauchen — und ein Export, der in jede Folie passt. Wer mehr braucht — Kollaborationsfunktionen, Integrationen, Enterprise-SSO — ist bei Jira oder Aha! besser aufgehoben. Wer schnell, unabhängig und DSGVO-konform arbeiten will, findet in flowlane das richtige Werkzeug.