- IT-Portfoliomanager brauchen Klarheit, keine weiteren Detailwerkzeuge
- Gängige Tools (Jira, Excel, Confluence) lösen das Überblicksproblem nicht
- flowlane entstand als Wochenendprojekt — aus echtem Bedarf, nicht als Startup-Idee
- Visualisierung erzwingt Ehrlichkeit — gegenüber anderen und gegenüber sich selbst
Wer IT-Portfolios verantwortet, kennt das Problem: Die Daten sind da — verteilt auf Jira, Excel, Confluence und den letzten PowerPoint aus dem letzten Steering-Committee. Aber ein klares Bild des aktuellen Stands, das man jederzeit ohne Vorbereitung zeigen kann, fehlt fast immer. Genau dieses Problem hat mich über viele Jahre begleitet.
Das eigentliche Problem: Klarheit, nicht Information
Die Frage, die Führungskräfte in jedem Lenkungsausschuss stellen, ist immer dieselbe: Was läuft gerade, was kommt als nächstes, und wo stehen wir in sechs Monaten? Eine Frage, die jeder IT-Leiter beantworten können sollte — und für die es kein Werkzeug gab, das sie schnell und präzise beantwortbar machte.
Mein Weg durch den Tool-Dschungel
Ich habe über die Jahre alles ausprobiert, was der Markt hergibt. Die Bilanz:
- Excel-Roadmaps: Flexibel, aber spätestens nach dem zweiten Projektupdate hoffnungslos veraltet — und für niemanden außer dem Ersteller lesbar.
- Confluence-Seiten: Niemand liest sie. Wirklich niemand. Sie entstehen im Sprint und verstauben danach.
- PowerPoint-Foliensätze: Gut für einmalige Präsentationen, aber eine Qual bei jeder Änderungsrunde. Spätestens Version 7 weiß niemand mehr, was der aktuelle Stand ist.
- MS Project / Jira Portfolio: Mächtig, aber viel zu komplex für strategische Übersichten. Man braucht eine Einführung, um überhaupt loszulegen.
- Spezialisierte Portfolio-Tools: Drei Wochen Einrichtungsaufwand, Pflichtfelder die niemand befüllt, und am Ende zeigt das Dashboard trotzdem nicht das, was ich brauche.
Was ich eigentlich wollte, war denkbar simpel: Eine visuelle Timeline, die ich ohne Vorbereitung in jedes Meeting mitnehmen kann. Etwas, das mir auf einen Blick zeigt — welche Teams sind wann ausgelastet, welche Projekte laufen parallel, wann stehen die nächsten kritischen Meilensteine an. Etwas, das ich in fünf Minuten aktualisieren und sofort exportieren kann.
Der erste Prototyp — ein Wochenendprojekt
flowlane begann als Wochenendprojekt — eine schlichte HTML-Datei, keine Datenbank, kein Backend, keine Registrierung. Nur eine Timeline im Browser, in die ich meine Projekte eingetragen habe. Was dabei herauskam, war schon nützlicher als alles, was ich bis dahin benutzt hatte.
Was die Visualisierung sichtbar macht
Was mich dabei überrascht hat, war nicht das Tool selbst — sondern was es sichtbar machte. Plötzlich sah ich, dass zwei Teams im folgenden Quartal massiv überlastet sein würden, weil drei Projekte zeitgleich in ihre Hauptphase liefen. Plötzlich wurde klar, dass ein Projekt, das ich für „laufend" hielt, seit Wochen auf der Stelle trat — weil kein einziger Meilenstein im aktuellen Quartal lag. Visualisierung erzwingt Ehrlichkeit — gegenüber anderen, aber auch gegenüber sich selbst.
Was flowlane heute ist — und was nicht
flowlane ist bewusst kein Projektmanagement-Tool. Es ersetzt kein Jira, kein Monday, kein MS Project. Es ist der Überblicksraum — der strategische Blick von oben, bevor man in die Details geht.
Drei Perspektiven, ein Datenmodell
Heute bietet flowlane drei Ansichten, die alle auf demselben Datenbestand aufbauen:
- Portfolio-Timeline: Die Swimlane-Übersicht aller Projekte und Teams — das Herzstück. Zeigt Überlappungen, Lücken und Auslastungsspitzen auf einen Blick.
- Kanban-Board: Der aktuelle Projektstatus nach Phasen (Planung, aktiv, abgeschlossen) — nützlich für schnelle Statusupdates.
- Meilensteinplan: Alle kritischen Liefertermine in chronologischer Reihenfolge — überfällige Meilensteine werden automatisch rot markiert.
Nach der Anmeldung gehören die Portfoliodaten dem eigenen Account. Für viele IT-Leiter ist das kein Komfort — es ist eine Notwendigkeit. Strategische Portfoliodaten sind in vielen Organisationen schlicht nicht für beliebige SaaS-Dienste freigegeben.
Der eigentliche Grund
Gute Planung ist keine Frage des richtigen Tools. Aber das richtige Tool kann den Unterschied machen zwischen einer Kultur des Reagierens und einer Kultur des bewussten Entscheidens.
Wenn ich weiß, was geplant ist, kann ich sehen, was realistisch ist. Wenn ich sehe, was realistisch ist, kann ich besser priorisieren. Und wenn ich besser priorisiere, arbeitet mein Team fokussierter — und setzt sich nicht für Unmögliches unter Druck.
Das ist der Grund, warum ich flowlane entwickelt habe. Nicht als Produkt, das die Welt verändern soll. Sondern als Werkzeug, das eine konkrete, tägliche Arbeit ein kleines Stück einfacher macht.